Secrétariat particulier

Rôle : Polyvalent, il exerce une fonction :

• d’appui administratif, technique et juridiqueet de conseil auprès du Maire dans l’exercice de ses responsabilités et de ses prises de décisions ;
• d’accompagnement dans les missions quotidiennes de représentation de l’exécutif ainsi qu’auprès de l’ensemble des élus ;
• d’interface ou d’intermédiaire entre l’exécutif et les élus, entre l’exécutif et les services, les partenaires institutionnels et privés, mais également entre les élus et les administrés.

• Description :

A ce titre, le secrétariat particulier du Maire a pour missions principales les suivantes :

• gérer les agendas de Maire ;
• organiser les réunions et rendez-vous et assurer le lien avec les organisateurs pour faciliter les interventions du Maire.
• Gérer, de manière confidentielle, le courrier du maire et de certains élus ;
• assurer une gestion active et anticipée de l’agenda, en particulier, accompagner l’organisation des rendez-vous, réunions et gérer la logistique qui en découle et approfondir les demandes de rendez-vous, réunions, afin d’en définir la pertinence, l’opportunité et en établir la priorisation ;
• assurer des missions administratives et transversales, notamment, s’assurer de la complétude des dossiers pour chaque rendez-vous, réunion, etc. ;
• assurer, avec le Protocole, la gestion de l’attribution des places protocolaires lors des événements et cérémonies ;
• assurer un appui administratif aux élus en cas de besoin et effectuer ponctuellement des missions de conduite du maire, élus, délégations.
• Formalités requises :
  • Demande d’audience auprès du Maire.
  • Dépôt de correspondance confidentielle.
  • Suivi des rendez-vous officiels.
• Documents utiles :
  • Lettre officielle ou personnelle adressée au Maire.
  • Pièce d’identité du demandeur (si nécessaire).
  • Tout justificatif lié à la demande (invitation, dossier, etc.).